Chi Tiết Các Lỗi Trượt COE Nhật Bản & Cách Khắc Phục

Để nhập cảnh vào Nhật Bản các em cần có giấy tư cách lưu trú được gọi là COE. Để có được COE, các em sẽ phải làm hồ sơ và đăng ký xin cấp tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Thông thường khi bị từ chối COE, Cục xuất nhập cảnh sẽ thông báo bằng cách gửi phiếu báo lý do trượt. Cùng Shinro Giải mã chi tiết lỗi trượt và cách khắc phục các lỗi trượt COE Nhật nhé!

Thông báo lỗi trượt COE Nhật

Thông thường khi bị từ chối COE, Cục xuất nhập cảnh sẽ thông báo cho phía trường Nhật Bản phiếu báo lý do trượt, gồm có các thông tin sau: Mã hồ sơ, Quốc tịch, Tên học sinh, Mã lý do trượt chính xác (Lý do trượt COE)

Mã hồ sơ	Quốc tịch	Tên học sinh	Mã lý do trượt chính xác (Lý do trượt COE)

 

Xem thêm: Bảng lỗi trượt COE

Giải mã các từ ngữ trong COE

Người bảo lãnh : Là bố, mẹ, anh, chị hoặc cô, dì, chú, bác, người thân ruột thịt có quan hệ huyết thống với người đi du học (không là người nhỏ tuổi hơn như em trai, em gái,..). Độ tin cậy: Các thông tin trong hồ sơ xin COE cần có sự logic và nhất quán trong suốt cả bộ hồ sơ Lưu ý: Khi làm đơn xin COE phải đảm bảo Chính Xác – Hợp Lý – Thống Nhất của tất cả các loại thông tin giấy tờ.

Chi tiết các lỗi trượt COE Nhật và cách khắc phục

Lỗi trượt mã 1 (STT 1)

Sau khi kiểm tra lý lịch nhập cảnh và tình trạng lưu trú của du học sinh thấy có chi tiết không chính xác. Tất cả các thông tin của du học sinh đều được lưu giữ lại Cục nên khi làm hồ sơ cần khai báo chính xác đầu đủ tất cả các thông tin. Lỗi trượt mã 1 dành cho những học sinh, những đối tượng đã từng qua Nhật.

Lỗi 1A, 1B: Từng bị trục xuất và bị ra lệnh trục xuất về nước

Người làm hồ sơ đã không khai báo về việc bị trục xuất khỏi Nhật hoặc có giải trình nhưng lý do không hợp lý, không thuyết phục Trường hợp 1B hầu như không thể xin được COE để quay lại Nhật

Lỗi 1C : Tình trạng lưu trú, học tập trước tại Nhật không tốt

• Người mắc lỗi này là người khi ở Nhật đã từng trốn học, không học đủ yêu cầu chuyên cần của trường Nhật
• Những học viên trốn thuế, làm thêm quá thời gian quy định (làm quá 28 tiếng/ tuần)
• Học viên vi phạm pháp luật Nhật Bản

Lỗi 1D: Không khai báo về việc đã từng nhập cảnh tại Nhật

• Tất cả thông tin của các du học sinh đều được Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản lưu lại vì vậy khi làm hồ sơ các em phải khai báo đầy đủ chính xác thông tin
• Các em phải khai báo về việc nhập cảnh trước đây (du lịch, du học trao đổi, TTS, …)

Lỗi trượt mã 2

Lỗi 2A

Học viên từng bị tự chối cấp COE nhưng không giải trình lý do. => Các em phải giải trình lý do vì sao không được cấp COE trong quá khứ

Lỗi 2B

Học viên từng bị từ chối cấp COE có giải trình lý do nhưng lý do không hợp lý cũng sẽ trượt COE. => Các em khi giải trình lý do không được cấp COE phải có tính thuyết phục

Lỗi 2C: Hồ sơ không thống nhất/Thông tin lý lịch học viên không chính xác

• Các giấy tờ liên quan đến quá trình học tập: học bạ, bảng điểm… bắt buộc phải thống nhất với nhau
• Các giấy tờ cá nhân như giấy khai sinh, sổ hộ khẩu,.. đều không được có sai sót về chính tả hay thông tin.

Trường hợp các giấy tờ không thống nhất các em sẽ phải đến trường và các cơ quan để làm lại. Nếu không thể làm lại phải giải trình lý do hợp lý.

Lỗi trượt mã 3

Ở lỗi mã 3 Cục sẽ dựa vào quá trình học tập của học sinh, dựa vào các bằng cấp liên quan:

• Đã tốt nghiệp Đại Học: Bảng điểm 4 năm + Bằng tốt nghiệp
• Đã tốt nghiệp THPT: Học bạ+ Bằng tốt nghiệp
• Đang học THPT: Bảng điểm HKI hoặc bảng điểm các kỳ trước

Lỗi 3A: Lý lịch học tập không phù hợp, lý do du học không hợp lý

Lý lịch học tập không phù hợp là những em:

• Không đủ điểm trong học bạ/ bảng điểm theo yêu cầu của trường Nhật
• Không đạt được yêu cầu về hạnh kiểm trong quá trình học tại Việt Nam của trường Nhật

Lý do du học không phù hợp là trường hợp những học sinh qua Nhật không có dự định tiến học. Lý do du học của các em cần phải thể hiện sự tiến học, tính Logic và phải thống nhất với nhau

Ví dụ cho sự tiến học:

• Khi trượt COE lần 1, trình độ N5 => Xin COE lần 2 trình độ phải N4 trở lên
• Khi qua Nhật làm TTS, trình độ N4 => Quay lại Nhật lần 2 trình độ N3 trở lên
• Khi ở Nhật là kỹ sư, trình độ N2 => Lúc quay lại Nhật phải có mục đích học cao hơn lên Đại học , trình độ N1

Lỗi 3B: Năng lực và mong muốn không đủ để du học Nhật

Đây là lỗi Cục nhận thấy các em không đủ năng lực tiếng Nhật để đi theo Chương trình du học mà mình chọn. Để khắc phục lỗi này các em cần phải học tiếng Nhật đến đúng trình độ mà chương trình yêu cầu:

• Tự túc: Trình độ tương đương N5
• Hệ dự bị Đại học – Bekka: N3
• Học Đại học/ Senmon: N2

Lỗi 3C: Quá trình học tiếng Nhật không đáng tin cậy

Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ kiểm tra về quá trình học tiếng Nhật của các em tại Việt Nam thông qua Giấy xác nhận học tiếng

• Các thông tin trong giấy được Cục xác nhận: thời gian học tiếng bao lâu? Có học đủ thời gian yêu cầu hay không?…
• Các em phải xem kỹ giấy xác nhận học tiếng tại các trung tâm mình đăng ký học các mục: thời gian học, thời điểm học, địa điểm học (địa chỉ trung tâm)

Lưu ý: Trung tâm dạy tiếng Nhật phải có giấy phép mở trung tâm ngoại ngữ theo quy định của pháp luật.

Lỗi 3D : Thiếu chứng chỉ năng lực tiếng Nhật

Riêng ở lỗi này chứng chỉ tiếng Nhật mỗi năm cũng sẽ yêu cầu khác nhau. Có năm sẽ bắt buộc nộp nhưng cũng có năm không yêu cầu. Các em cần phải lưu ý cập nhật thông tin COE bên Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản.

Lỗi trượt mã 4

Thông tin các giấy tờ hồ sơ phải chính xác và thống nhất với nhau, không có sai lệch Giấy tờ bằng tiếng Anh phải đúng chính tả, không sai từ tiếng Anh. Đối với giấy báo của ngân hàng về giấy xác nhận số dư, sổ tiết kiệm,.. phải kiểm tra thật kỹ chính tả của phần tiếng Anh đó. Các thông tin về ngày tháng năm sinh , lỗi chính tả ở tên, thành phố, quận huyện,… trong giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp,… nếu sai, không thống nhất thì đều là lỗi trượt mã 4.

Một số lỗi mã 4 du học sinh thường mắc:

Lỗi 4E, 4K : Chứng minh số dư tài khoản, sổ tiết kiệm…

Đây là lỗi về chứng minh số dư ngân hàng. Trong hồ sơ xin cấp COE đi du học có yêu cầu về chứng minh tài chính của người bảo lãnh (người chi trả chi phí du học cho các em).

Giấy tờ bắt buộc gồm: 2 sổ tiết kiệm và 2 giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng.

Trong quá trình kiểm tra hồ sơ, nếu cơ quan có thẩm quyền phát hiện những thông tin không chính xác về xác nhận số dư như tài khoản ngân hàng không có thật, không được ngân hàng xác thực, … sẽ tính là lỗi 4E.

Khắc phục lỗi 4E, 4K:

Chứng minh tài khoản là yêu cầu bắt buộc của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Mục đích của việc này là để đảm bảo học viên có đủ khả năng trang trải học phí và các chi phí khác trong suốt quá trình du học tại Nhật. Cục sẽ kiểm tra qua:  Sổ tiết kiệm của người bảo lãnh, số tiền trong sổ cần trên 400 – 600 triệu và thời hạn gửi tối thiểu 1 năm. => Số tiền này không phải để đóng học phí mà chỉ để đảm bảo rằng luôn có 1 số tiền nhất định để giúp học sinh có thể trang trải khi có bất kỳ phát sinh ngoài ý muốn nào xảy ra trong quá trình du học.

Lỗi 4F : Chứng minh việc làm, chứng minh thu nhập

Đây là lỗi liên quan đến chứng minh việc làm và thu nhập của người bảo lãnh. Chỉ cần là ngành nghề nào không vi phạm pháp luật đều được Đại sứ quán công nhận. => Các giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập, tài sản, thuế của người bảo cần có dấu xác nhận của cơ quan chức năng. Nội dung công việc, thu nhập phải rõ ràng, trung thực có tính logic.

Lỗi 4G : Học bạ, bảng điểm

Lỗi 4G liên quan đến những thông tin sai lệch trên học bạ hoặc bảng điểm của du học sinh.  Về lỗi này, có thể trong học bạ hoặc bảng điểm thiếu chữ ký của giáo viên hoặc dấu của trường.

=> Để khắc phục lỗi hay gặp này trước khi nộp hồ sơ các em nên chú ý soát lại các học bạ và bảng điểm và nếu có bất kỳ sai sót nào có thể quay lại trường và giải quyết những vấn đề đó trước khi làm thủ tục nộp hồ sơ.

Lỗi 4J : Sổ hộ khẩu

Đây là lỗi thường là do sổ hộ khẩu bị sai sót thông tin có thể do thiếu dấu, sai chính tả hoặc chữ ký trong sổ hộ khẩu.

Nếu có thông tin sai sót trong sổ hộ khẩu, hãy mang sổ đến cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch; nộp phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Đừng tự ý sửa chữa, tẩy xóa trong sổ hộ khẩu, các em sẽ có nguy cơ bị phạt tài chính hoặc nặng hơn sẽ bị thu hồi sổ.

=> Khi mắc lỗi mã 4 phải giải trình thông tin vì sao sai những lý do có thể là: do đánh máy, lỗi do ngân hàng, lỗi của người làm hồ sơ,…. Sau đó làm lại 1 bản khác không có lỗi nộp lên Cục.

Lỗi trượt mã 5

Nếu  hồ sơ chưa đầy đủ sẽ được tính là lỗi trượt mã 5 Sau khi phỏng vấn với trường Nhật và đã được báo đậu. Trường sẽ gửi các em một list dánh sách các giấy tờ cần phải nộp Những loại giấy tờ ở đầu danh sách thường sẽ được ưu tiên nộp trước. Trong danh sách đó sẽ có các giấy tờ trường giữ lại và những giấy tờ trường nộp lên Cục xuất nhập cảnh Nhiệm vụ của học sinh là phải nộp đầy đủ các loại giấy tờ trong danh sach. Các thông tin giấy tờ phải chính xác và thống nhất với nhau. Các em sẽ có hạn nộp hồ sơ do từng trường quy định. Thông thường sẽ có 2 lần nộp hồ sơ khoảng cách giữa 2 lần thường từ 15 đến 20 ngày.

Lỗi trượt mã 6

Nhiều du học sinh bị trượt COE do hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh không chứng minh được năng lực tài chính hoặc thiếu những giấy tờ liên quan.

Lỗi 6A : Không chứng minh được năng lực tài chính có thể tài trợ thường xuyên

Đây là trường hợp người bão lãnh không chứng minh được nguồn tài trợ thường xuyên cho việc học tập của học sinh. Cần có giấy xác nhận thu nhập của người bảo lãnh, trên giấy phải có mộc xác nhận của công ty người bão lãnh đang làm việc hoặc chính quyền địa phương nơi người đó sinh sống

Ví dụ:

Nếu người bảo lãnh là anh trai – Anh trai có gia đình và 2 con nhỏ -> Cục không tin tưởng anh trai sẽ đảm bảo chi trả học phí cho học viên

Giải quyết:

Cần giấy giải trình năng lực tài chính của vợ anh trai có thể đảm bảo chăm 2 con – Anh trai vẫn sẽ đủ năng lực tài chính cho em du học mà không ảnh hưởng

=> Shinro sẽ có hỗ trợ nếu người bảo lãnh chưa đáp ứng đủ các yêu cầu tài chính cần thiết.

Lỗi 6B : Không đủ bằng chứng chứng minh trả được học phí , quá trình hình thành tài sản

Lỗi này liên quan đến việc chứng minh tài sản/chứng minh thu nhập của người bảo lãnh hay nói ngắn gọn là lỗi giải trình hình thành tài sản (6B).

Nếu bị trượt COE lỗi 6B, điều đó chứng tỏ phía Cục xuất nhập cảnh không tin tưởng năng lực tài chính của người bảo lãnh (quá trình hình thành tài sản) đủ ổn định và liên tục để chu cấp kinh tế trong suốt quá trình du học của học sinh.

Xem thêm: Chi tiết giấy tờ giải trình hình thành tài sản của người bảo lãnh du học Nhật Bản

Lỗi 6C : Hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh không đủ tin tưởng

Trượt COE lỗi 6C cho thấy Cục Xuất nhập cảnh thấy hồ sơ của người bảo lãnh không đáng tin cậy và cam kết chi trả chi phí cho du học sinh không đảm bảo.

Tất cả các thông tin về người bảo lãnh phải chính xác, các khoản hình thành tài sản cũng phải khớp với con số đã khai báo ở mã 4.

Du học sinh thường bị trượt lỗi 6C do thực hiện chưa đúng cách khi tính toán các số liệu về thu nhập dẫn đến giải trình không chính xác. Vì vậy các em nên có được sự tư vấn kỹ càng từ các tư vấn viên hoặc chuyên gia để tránh tình trạng bị từ chối COE.

Lỗi 6D : Lý do bảo lãnh không hợp lý 

• Người bảo lãnh không đủ thân thiết với người nộp đơn xin COE, không phải ruột thịt,…
• Tờ lý do của người bảo lãnh không đủ thuyết phục, mối quan hệ với người nộp đơn xin COE không đủ thân thiết
• Không đủ năng lực tài chính.

Tất cả các trường hợp trên đều tính là trượt COE lỗi 6D.

Để tránh mắc phải lỗi này các em nên để người bảo lãnh du học là người có quan hệ thân thích với mình như: bố, mẹ, anh, chị (chưa lập gia đình), cô, chú, bác là tốt nhất.

Lỗi trượt mã 7 : Lý do khác

Ở lỗi này Cục nhận thấy hồ sơ của các em có điều chưa hợp lý, hoặc chưa thuyết phục nhưng không chỉ rõ được cụ thể, chưa có căn cứ chi tiết. Trong trường hợp này hãy xin lại cả bộ hồ sơ và check lại các thông tin giấy tờ,… kỹ thêm 1 lần nữa để sửa đổi bổ sung rõ ràng chi tiết hơn, sau đó nộp lại cho Cục.

Dịch vụ Hỗ trợ làm hồ sơ tại Shinro

Để hoàn thành được bộ hồ sơ xin Tư cách lưu trú (COE) là việc vô cùng quan trọng và khó khăn. Nó quyết định các em có được đi du học Nhật Bản hay không. Các em nên tìm đến dịch vụ làm hồ sơ du học Nhật để không bị trượt COE đáng tiếc. Khi các em đăng ký du học tại Shinro phần hồ sơ du học sẽ được trung tâm hỗ trợ tận tình. Hơn nữa các em cũng được tự do lựa chọn vùng, thành phố mình muốn học. Tỉ lệ đậu COE tại Shinro luôn cao với gần 98% . Với đội ngũ trên 10 năm kinh nghiệm làm hồ sơ du học các em có thể an tâm du học Nhật Bản tại Shinro – Du học định hướng thông minh Các em có thắc mắc về các Chương trình du học, học bổng Nhật Bản hay có mong muốn du học Nhật Bản hãy liên hệ ngay với Shinro qua Hotline: (028) 71 001 994 hoặc nhắn tin cho fanpage để được tư vấn hoàn toàn miễn phí!